異業種の人びととの交流から思わぬ知見・気づきが生まれ、新しいことにチャレンジするエネルギーになる

広報は、制度利用者（外国人技能実習生や実習先企業・団体）との直接の接点

私は現在、外国人技能実習機構の企画・広報課で広報の仕事をしています。広報歴は１年。それ以前は、厚生労働省で外国人労働政策の調整業務等に携わっていました。そのため、広報業務は初めてであり、まだまだ勉強中です。

私の主な仕事としては、当機構のウェブサイトの更新やSNS（X、Facebook、YouTube）及びメールマガジンなどを使った情報発信業務です。なお、ウェブサイトは技能実習生の母国語に合わせて９か国語に対応しています。それ以外に技能実習制度に関するコールセンターの管理業務も行っています。コールセンターの業務は制度利用者（監理団体や実習実施者）との直接の接点であり、さまざまなご意見やご相談をいただくことができるため、広報として重要な仕事だと思っています。

最も大事にしていることは、「正確な情報を発信すること」と「必要な情報へのアクセスのし易さ」

広報の仕事をする上で私が一番大事にしていることは、「正確な情報を発信する」ことです。私どもが発信する情報には、制度の内容や各種申請の方法、相談窓口の案内など、さまざまなものがあります。それらの情報や連絡先等が誤っていた場合、技能実習生本人はもちろん、監理団体や実習実施者の方々にご迷惑をかけたり、時には大きな不利益につながってしまうこともあります。

そのため、発信する内容は、関係省庁・部署の確認を得ながら作成するなど、何よりも「正確性」を優先しております。

あとは、制度利用者の方々が必要な情報に的確にアクセスできるよう、「分かりやすさ」も大事にしています。とくに、海外から来ている技能実習生にとって、ウェブサイトは重要な情報源であり、貴重な相談窓口です。中には緊急を要する場合もあります。そうした時に、技能実習生をはじめとする利用者が必要な情報に素早く確実にたどり着けるよう、情報のアクセシビリティにはとくに気を遣っています。昨年度のウェブサイトのリニューアルでは、ウェブサイト内の階層を３階層以内にして、少ないクリック数で必要な情報に確実にたどり着けるよう改善を行いました。

広報の重要テーマは、制度の理解・周知のための「知名度向上」

当機構における広報の重要テーマに、「知名度の向上」があります。当機構は今年度で設立10年になりますが、技能実習制度の理解・周知を促す意味でも、当機構の知名度を更に上げていく必要があると考えています。

また、技能実習制度は2027年4月より、新たに「育成就労制度」（※２）への移行が予定されています。それに伴い、当機構でも業務量の増加が見込まれており、そのための新たな人材採用が計画されています。意欲的な人材に多く集まってもらうためには、当機構が何をしていて、仕事にどのような魅力があるのかをもっと知ってもらう必要があると考えており、現在、採用サイト（※３）等により採用にかかるキャリアパスや求人情報などの情報を発信しております。

※２：育成就労制度：https://www.otit.go.jp/employment_for_skill_development/index.html
※３：外国人技能実習機構の採用サイト：
https://www.otit.go.jp/saiyou/

ELspot+で得た新たな知見・気づきを機構内に展開し、組織の共有知にする

ELspot＋に参加した理由は、AIの活用に関するテーマが充実していたからです。現在、当機構では、新制度への移行に伴う業務量増加に対応するための業務効率化が喫緊の課題となっており、そのためのAI活用を検討・推進している最中です。広報業務に関しても、すでに翻訳業務や文章添削、画像生成、議事録作成などにAIを活用していますが、他にも活用の可能性があるのではないかと考えていたところでした。

そうした中で、株式会社Polyscapeの高澤紳悟氏による『AIに仕事を奪われないための「AIの使いどころ」講座』（※４）は、非常に参考になりました。とくに印象に残っているのは、「AIは優秀な新人社員」というフレーズです。新人社員なのだから、いきなり仕事を任せるのではなく、じっくりと育てることが大事だということです。それまで私は、AIを「何でも答えてくれる魔法の杖」と勘違いしていました。そのため、自分の指示（プロンプト）が曖昧にもかかわらず、期待通りの回答が出ないことに困惑しておりました。ただ、高澤紳悟氏の講義により、新入社員に教えるように、プロンプトをより明確かつ丁寧に示すことで解決できるとわかったのです。そして、「この考え方は自分だけでなく、当機構内でも共有した方が良い」と思いました。そこで、早速、講座で得た知見を自分でまとめて、当機構内にメールで共有しました。

また、AI以外のテーマでも、リスクマネジメントに関して、日本リスクコミュニケーション協会代表理事の大杉春子氏が『リスクを味方につける広報術』（※５）の講座の中で言われた「非常時には思考力が40%落ちる」というフレーズも、自分自身の経験からも大いに納得できることであり、忘れられません。これも当機構内で共有し、実際に災害対応時における検討の中で活かしています。

※４：「AIに仕事を奪われないための『AIの使いどころ』講座」
講師：高澤 紳悟 氏（株式会社Polyscape AI/DX事業部 VP）
https://www.elnet.co.jp/column/elspot20260601/

※５：「リスクを味方につける広報術～危機を企業価値向上に転換する実践メソッド～」
講師：大杉 春子 氏（日本リスクコミュニケーション協会代表理事）
https://www.elnet.co.jp/column/elspot20260428/

ELspot+での刺激的な学びが、自分自身を動かすエネルギーになる

ELspot+の魅力は、講座で新しい知見を得られるだけでなく、参加者とのグループディスカッションやワークショップを通じて貴重な気づきを得られることです。私どもは公的機関の性質を併せ持っている法人ですが、ELspot+で他の民間企業の方々の広報の考え方や取り組みを聞くと、大きな刺激になります。

先日も、ある民間企業で採用活動を担当している方とグループディスカッションで会話をする機会がありました。その中で、民間企業での採用広報に関するさまざまなノウハウや重視しているポイント、また、採用サイトのデザインの具体的な工夫や実際に活用しているツールなどについて詳しくうかがうことができ、当機構の知名度を上げるための広報施策を検討する上でとても参考になりました。

もちろん、すぐに実践できることもあれば、実現にあたって多くの調整が必要なこともあります。しかし、民間企業の方々が実践している「攻めの広報」の取組を知ることで、「当機構に足りないものは何か」を客観的に捉えることができます。また、それと同時に、「それでもやはり、自分たちが大事にしないといけないことは何か」を再確認することもできます。それ自体が大きな学びです。

そして、その学びが、機構内の会議などで上司に対して、「こういう考え方や方法もあります」と提案したり、「これをやってみたいです」と積極的に申し出たりする時の、自分自身のエネルギーになっています。

現状の壁を打破して、一歩先の新しいステージをめざす

ELspot+は、異業種の方々と交流することで、自分がまだ知らない知見や新たな人びとに出会える素晴らしい場です。新しい手法や思わぬ考え方に直接触れることができ、「新しいことをやってみよう」という自分自身のモチベーションになっています。そして、それを組織内で共有することで、組織の力にもつながっていると思います。現状の壁を打破して、一歩先の新しいステージをめざしている広報担当者の方は、ぜひ参加してみてください。

ELspot+についてはこちらからお問い合わせください

ELspot+とは広報担当のためのコミュニティです。毎月の交流や座談会などを通じて、スキルアップや人脈形成を目的に参加者主体で開催しています。※ELNETクリッピングご契約ユーザーは無料でご参加いただけます。