新聞クリッピング作業を半分の時間に短縮。ペーパーレス化と柔軟な働き方も同時に実現

出社しないと始まらない、紙のスクラップ作業に毎朝1時間

山下：当社は「チェーン事業」「先端事業」の2つの事業を柱に、社会インフラを下支えする基礎化学製品から、自動車、医療、食品、半導体などの分野で不可欠な製品まで幅広く展開している総合化学メーカーです。一般の消費者の方に当社の名前を意識していただく機会は多くないかもしれませんが、暮らしを支えるさまざまな場面で当社の製品が使われています。

私が所属する広報・IR室では、社内外に向けた広報活動全般に加えて、株主・投資家の皆様に向けたIR活動も担っています。以前はクリッピング担当が私1人という体制でしたが、現在はメンバーも増え、複数名で分担しながら業務にあたっています。

延澤：モーニングクリッピング®導入前に抱えていらっしゃった課題について教えてください。

山下：以前は新聞のクリッピングをすべて紙で行っていたため、毎朝出社しないと作業が始められませんでした。新聞を1枚1枚めくって必要な記事を探し、コピーして切り貼りする。文字通りのスクラップ作業です。毎朝1時間ほどかかっていたこの作業を以前は私1人で行っていたため、出張や休みの際には管理職の上司に代わりに作業してもらう必要がありました。快く引き受けてはくれるものの、お願いすることに少なからず心苦しさを感じていたので「誰でもどこでもできるようになれば…」という思いがずっとありました。

延澤：手作業ならではのご苦労が伝わってきます。他にはどのような課題を感じていらっしゃいましたか。

山下：やはり自社に関連する記事を見落としてしまうことですね。もっというと、見落としていること自体にも気づかず、後から「あの媒体に載っていないのはおかしいな」となり、そこで初めて気づくということが多々ありました。また、それまでは紙で購読している新聞にしか目を通せていなかったので、購読していない地方紙や専門紙に掲載されていた記事は把握のしようがなかった、という状況でした。

延澤：紙でのクリッピングは、保管場所もかなり必要だったのではないですか。

山下：分厚いファイルが10冊以上はたまっていて、キャビネットのスペースをかなり圧迫していました。その点、モーニングクリッピング®を導入してからは紙で保管する必要がなくなったので、今ではそのファイルもすべて手元からなくなり、キャビネット周りはだいぶすっきりしましたね。

30年以上利用してきたELNETへ情報収集業務を集約

延澤：モーニングクリッピング®を導入いただいたきっかけを教えてください。

山下：広報・IR室での導入は、2024年3月の本社移転が大きなきっかけです。移転先ではフリーアドレスを導入することになり、これまでのように紙を席に配布する運用を見直すことになりました。他社さんからも提案をいただいて検討を進めていたのですが、もともと社内の他部署が30年以上前から情報収集のためにELNETを活用しているという話を聞いていて、部署間でのすり合わせも経てELNETを採用することに決めました。情報収集も配信も広報・IR室が一括で行うことになり社内の業務も統一されました。

延澤：検討にあたって、悩まれた点はありましたか。

山下：はじめは費用面に加えて、ELNETの採録対象ではないニッチな業界紙の情報をどう社内に配信するかという点は悩みました。延澤さんに、うまくクラウド上の情報を盛り込む方法をご提案いただき、解決できました。

配信・集計作業はおよそ半分の時間に短縮。在宅勤務のしやすさも後押し

延澤：導入後の効果について教えてください。

山下：配信までの作業時間は、1時間から30～40分程度に短縮されました。本社だけでなく全国の他拠点へのFAX送信も行っていたのですが、「送ったはずが届いていない」といったやり取りもなくなり、ストレスがかなり減りました。また、月末に行っている自社関連記事の月次件数カウントも、以前は紙の束をめくり直して数えていたので数え間違いもありましたが、今はシステム上で容易に分かるようになりました。

延澤：もともとは出社してクリッピング作業を行なっていたとのことでしたが、導入後の在宅勤務の状況はいかがでしょうか。

山下：在宅勤務の制度自体はコロナ禍の頃からありましたが、担当が私だけだったので、作業を上司にお願いする必要があり、正直取得しづらさがありました。それが今では在宅勤務時でも作業が自分だけで完結するので、心理的な負担はかなり軽減されたと思います。

石井：私は導入後の電子化された状態から引き継いでいるので、あまり意識せず在宅を取れていますが、以前の紙運用のままだったら、山下と同じように気を遣っていただろうなと思います。

独自のキーワード設定とコメント機能で、読みやすいクリッピングを追求

延澤：記事の抽出には、どのようなキーワードを登録されているのですか。

石井：自社名や競合の会社名はもちろん、業界の会社名、製品名、さらには「脱炭素」「半導体」「中国の景気」といった業界動向に関わる幅広いキーワードも登録しています。数にすると10や20という単位ではなく、かなりの数を掛け合わせて絞り込んでいます。キーワードには子会社の名前も入れているので、これまで見えていなかった拠点に関する記事も拾えるようになりました。

延澤：コメント機能のご活用状況はいかがでしょうか。

石井：配信するメール上で、「ここまでが自社関連記事」「ここから業界関連記事」といったカテゴリーが分かるように、コメント機能を使って区切りを示しています。本来の使い方とは少し違うかもしれませんが、延澤さんにご提案いただいて、今の運用にたどり着きました。各事業部の担当者からも「こういう記事があると参考になる」といった声をもらいながら、少しずつ精度を上げていきたいと考えています。

閲覧ログから見える活用の広がり。グループ会社からの利用希望も

延澤：紙の頃と比べて、社内での扱われ方に変化はありましたか。

石井：紙ですと配布後どう活用されているか分かりませんが、今は配信先ごとの閲覧数を確認できます。閲覧データの活用は今後の課題ですが、“いつでも確認できる”という状態になったのは大きな変化です。ただ、より印象的だったのは、経営層以外の部署やグループ会社からも「うちの部門でも導入したい」「配信人数を増やしたい」という要望が増えていることです。そのような声を受け、これまで何度も配信対象者を拡大してきました。

延澤：普段、皆さんはどのようなタイミングでクリッピング記事をご覧になっているのでしょうか。

山下：出張・外出の機会が多い方は、移動中の電車の中や、ちょっとした待ち時間に確認していることが多いようです。以前は出張で不在にすると、机に紙が積まれたままになり、戻ってきた頃には古新聞状態でした。その点、今は隙間時間にスマートフォンでこまめに確認できるようになりました。経営層が外部の方と話す際にも当日の新聞で自社が取り上げられた話題にすぐ触れられる、といったタイムリーな情報提供ができるようになったと感じています。

生成AIの活用も見据えて。「ELNET AI」への期待

延澤：プレスリリースの作成などで、すでにAIを活用されている場面はありますか。

石井：リリースのたたき文などの作成にはよく使っています。関係部署から専門的で難しい化学の内容の文章をもらうことが多いので、それを分かりやすく言い換えてもらったり、専門用語を解釈してもらったりする用途で活用しています。

延澤：少しご紹介なのですが、2026年の秋に「ELNET AI」という新しいサービスの正式リリースを予定しています。当日の朝刊を含む新聞記事を情報源として、対話形式で質問に答えてくれるサービスで、回答の元になった記事紙面もあわせて確認できるので情報の根拠を確かめやすいのが特徴です。このようなサービスについては、どのように感じられますか。

石井：出典がすべて新聞記事に基づいているというのは安心ですね。WEB上の情報だと真偽が分からないこともありますが、新聞記事をもとにした回答が得られるのであれば、安心して使えます。

当社としては、石油化学業界の再編や中東情勢による原料調達への影響など、その時々の業界トレンドを分析できるようなサービスであれば非常に役立ちますし、機会があればぜひ試してみたいです。

業界紙・地方紙の採録拡大を、今後も継続して要望

延澤：最後に、ELNETへのご要望があれば教えてください。

石井：日々の運用面では特に困っていることはないのですが、採録範囲の拡大、特に業界紙の追加はぜひご検討いただけたらと思います。現状は採録対象外の新聞社に個別に許諾を取り、記事をPDF化し、メールにリンクを貼る形で運用をカバーしているのですが、採録対応いただければ運用も変わってくると思います。新聞社側の許諾が必要な話だとは理解しつつ、お伝えし続けることが大事だと思いますので、重ねてお願いしたいと思います。

延澤：貴重なご意見をありがとうございます。今後もご期待にお応えできるよう、サービスの改善に取り組んでまいります。