【サービス変更をご検討の方】著作権を遵守しながら、各部門のニーズに合った記事をWEBで迅速に共有

サービスを導入した背景・解決したかった問題

当社は、国土を支えるインフラ整備において必要不可欠な資材であるセメントを製造・販売しています。国内のほか、海外でも北米や東南アジアを中心に環太平洋において事業を展開しています。

また、廃棄物や企業から出るゴミである副産物を活用しセメントの原燃料とする再資源化にも取り組み、循環型社会構築に貢献しています。東日本大震災の時には100万トン以上の災害廃棄物を岩手県大船渡にある当社工場で受け入れてセメントを製造し、復興資材として供給しました。

総務部IR広報グループは全8名で、各種メディアへの対応や機関投資家対応、広報誌や販促品の制作など社内外に向けた情報発信とコミュニケーション強化に取り組んでいます。

当社では長年、FAXで記事見出しと切り抜きイメージを受け取るモーニングクリッピング^®FAX型を利用していました。毎朝8時に作業委託先の担当者が出社し、届いた100枚ほどの記事の中から当社と業界に関するものをピックアップして社内回覧していました。紙での回覧は時間がかかりますし、誰かが回さないと2、3日回覧が止まってしまうこともありました。ある時、記事の著作権について記載された紙面を見かけて、会社全体で著作権を遵守した形での情報共有が必要だと感じました。その頃、ELNETがWEB上で記事が閲覧できるクリッピングサービスをリリースしたことを知って、サービスの切り替えを検討しました。

ELNETのサービスを導入した理由

新聞社から著作権の許諾を得た記事を社内共有できる点、記事内容をWEB上で閲覧できるため情報共有がいつでも行える点から導入に至りました。また、自社だけでなく事業に関係する周辺の記事が閲覧できる点も使いやすいです。

クリッピングサービスの見直しにあたり社内アンケートを行いましたが、紙の回覧は時間がかかることや紙の使用量を減らしたいとの意見も複数あり、モーニングクリッピング^®の導入はスムーズに進めることができました。

サービス導入後に得られた変化

全社員が記事内容を閲覧できる契約を行ったうえで、モーニングクリッピング^®に遷移できるリンクを社内ポータルサイト上に設置して、各自必要な時に記事が閲覧できるようにしています。当社の拠点は全国にあるため、地方紙の閲覧ができる点は社内でも好評です。モーニングクリッピング^®を導入してから一番変わったのは、場所にとらわれることなく記事を閲覧できるようになったことです。テレワークでも簡単に記事が確認できるので便利ですね。

また、テーマは各部門のニーズに合わせて細かく設定しています。導入後は社内からの要望もあり、登録テーマ数は当初より増加しています。役員や企画部門などがサービスを多く利用している傾向にあり、幅広い分野の情報を必要とする人に記事を提供できているのではと考えています。

これから導入を検討される方へ一言

導入の際にアピールできる一番のポイントは、著作権を遵守してクリッピングされた記事を社内共有できる点だと思います。当社は日本複製権センターと契約をしていますが、新聞記事のクリッピングは対象外となっています。記事情報を回覧している企業なら、共有のスピードが向上する点もアピールしやすいのではないでしょうか。

導入にあたっては登録するキーワードの設定が重要で、ELNET営業担当の方とよく相談して構成されることをおすすめします。また、当社ではサービス導入後に概要を社内報で周知しました。社内アナウンスを行うとサービスの浸透は早いかもしれません。