「専門技術を理解するプロ」のようなクリッピング。持続的な情報収集を実現

サービス導入の背景・解決したかった問題

ELNETを初めて導入したのは1988年のELモーニング(現、FAX 型)です。導入の理由は、「工数の削減」と「新聞の情報を早く届けたい」という2点です。

ELNETを導入するまでは、担当者5人が毎朝、11紙の新聞から、関連記事をハサミで切って、台紙に貼り、出典新聞と日付、面数、取材情報を記載し、社内回覧を行っていました。特に年末年始やゴールデンウィーク明けは数日分対応のため、1日がかりの作業になりました。また、回覧は出張や休暇の方がいると止まってしまい、せっかくの情報も数日遅れになることがありました。複数部門への提供には、著作権の問題もありました。

ELNETを始めることになったキッカケ

情報提供部門においては、最新の技術開発やニーズに対応したサービスに関する情報を、いち早く、もれなく、多くの人に届けるのが使命です。新聞情報を著作権の問題を解決した上で、効率的な方法がないか検討を行いました。NECおよび競合他社の関連情報について、複数紙を横断的に、紙面イメージのままに、始業開始時間に提供できるという点からELNETを選びました。

最初は研究所内でモーニングクリッピング^®を開始し、他の事業場向けにはELHDS（現、メール型）を導入していました。2000年4月の組織改革に合わせて、モーニングクリッピング^®に一本化し、全社的な利用を開始しました。

「新聞クリッピング」が必要である理由

現在は、情報をスマートフォンやパソコンを利用して入手する人が増えてきました。確かに更新も早く、アクセスも容易です。当社が「新聞クリッピング」サービスを継続して利用している理由は、①新聞記事の信頼性、②プレスリリースの掲載状況の確認、③インターネット情報には公開されていない業界新聞の情報収集です。企業活動にとって、新聞情報は貴重な情報源です。

ELNETを導入した後の変化

クリッピング業務から解放されましたので、大幅な工数削減になりました。また、ちょうど開始時期は社内のライブラリーを電子化しようという動きもありましたので、全社的に広報を行い利用者も増加していきました。さまざまな要望もあり、いかに要望に応えるかという時代でした。全社利用のほかに、個々の事業独自テーマや顧客をテーマにした利用環境もいくつか立ち上げております。

しかし、ある時期、会社の業績が低迷して、情報提供においても経費削減を求められました。NECグループの事業に関わる情報を漏れなく提供することを第一としておりましたが、対象紙、記事対象の大幅な見直しを行い、運用費用を圧縮しました。また、利用者に対しては記事サムネイルにコストを意識させるコメントを入れ、利用の適正化を図りました。

これから導入を考えている方へ一言

「継続してクリッピングをしていこう」と考えているならELNETが便利だと思います。

実際にクリッピング業務を人手でやったことがある方なら分かると思いますが、「持続」が重要です。同じ選択力をもつ人材を、毎日同じ時間帯に確保するのは非常に困難です。特定分野の技術を理解しているプロでなければクリッピングはできないと言われていましたが、検索の条件（同義語、あらゆる想定の設定）により、ほとんどがカバーできます。

日々の情報収集を個人の力によらず、組織として情報共有できる体制を構築することが可能となり、意思決定の迅速化や事業活動の効率化につながると思います。