全国13拠点の「活用されない新聞」をゼロに。コスト最適化と情報共有を両立

「帯に短し、たすきに長し」を解消。情報を効率的に収集

石倉：まずは、外国人技能実習機構様の事業概要について教えてください。

田村：当機構は、技能実習法に基づき法務大臣及び厚生労働大臣の認可を受けて2017年1月に設立された認可法人です。技能実習機構の主な業務としては、技能実習を行おうとする場合に作成される「技能実習計画」の認定をはじめ、監理団体の許可に必要な調査、実際の受け入れ先及び監理団体に対する実地検査、さらには技能実習生本人からの相談対応まで、業務内容は多岐にわたります。そして、機構本部のほか、東京、大阪、名古屋、広島など全国13か所に地方事務所・支所を構え、業務を行っています。

石倉：今回、企画・広報課がモーニングクリッピング®の導入を主導されたと伺っています。外国人技能実習機構様の中で、企画・広報課はどのような役割を担っていらっしゃるのでしょうか。

田村：企画・広報課は、文字通り「企画」と「広報」という2つの機能を併せ持つ部署です。「企画」チームは機構内の事務全体の総合調整等を担い、「広報」チームは外部に向けた情報発信などを行っています。当課において、業務効率化の一環として検討を行い、2024年12月に導入したのが、モーニングクリッピング®です。

石倉：導入前に抱えていた課題について教えていただけますか。

田村：はい。私たちの問題意識は「本部や各事務所で購読している新聞がきちんと活用されているのか、あまり読まれないまま廃棄されていないか」ということでした。購読に決して小さくないコストがかかっている以上、情報として活用されなければ意味がありません。

以前は、本部においては全国紙を、地方事務所においては全国紙又は地方紙から2紙を購読していましたが、管轄する地域の情報収集という観点からはどうしても限度がありました。他方、より多くの新聞を購読すればより情報を得ることができるのかもしれませんが、地方紙も含めすべての新聞を網羅的に読むのも現実的ではありません。しかも、それらを組織内で共有しようとすれば、著作権の問題が立ちはだかります。こうした「帯に短し、たすきに長し」の状態や法令上の課題を何とかできないか――そうした意識から、クリッピングサービスの検討を始めました。2〜3社比較検討した中で、目に留まったのがモーニングクリッピング®でした。

石倉：ありがとうございます。モーニングクリッピング®を選んだ決め手はなんだったのでしょうか。

田村：全国紙から地方紙まで関心のあるテーマに絞って収集できる網羅性・効率性、そして記事を著作権上問題のない形で共有できる点が決め手でした。地方における技能実習生の事故やトラブル、地域での取り組み、表彰、地域住民との交流といった事例は、全国紙では拾いきれません。そうした情報を収集・共有できることに、大きな価値があると考えたのです。

また、導入にあたっては「費用対効果」も重視しました。高機能であってもコストが見合わなければ導入できませんし、安価でも使い勝手が悪ければ意味がありません。そのバランスを見極める中で、記事数の調整や運用方法についても石倉さんと機構側で細かな相談を重ねました。

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石倉：モーニングクリッピング®導入による効果についても教えてください。

田村：特に大きいのは、本部だけでなく全国の地方事務所に情報を届けられるようになったことです。ある地域で問題となった事例や注目された取り組みを、他地域の事務所でも共有可能になりました。導入前はそもそも新聞記事の共有が難しかったので、これは明確な成果として挙げられるでしょう。

また、1年以上運用する中で、地域によってピックアップされる記事数にばらつきがあることが分かりました。また、技能実習生の地域活動を積極的に取り上げるような新聞もあり、技能実習生を巡る地域性が色濃く反映されていると感じますね。

石倉：地域や媒体ごとの傾向が可視化できているということですね。

田村：一方で、運用上の課題も見えてきています。「外国人」というキーワードが多用される時期には似た内容の記事が一気に配信され、あっという間に件数が膨れ上がってしまうのです。そのため、現在は企画・広報課が日々記事を選別し、必要なものだけを共有する形で調整しています。日によって違うものの、通常であれば10件前後で推移していますが、外国人に関する問題が提起されたり、制度が変更されたようなときは、40〜50件に及ぶこともありました。

石倉：お困りごとがある際にはお手伝いをさせていただいていますが、そうしたサポート体制についてはいかがでしょう。

田村：操作方法が分からないときに問い合わせるとすぐにレスポンスをもらえるため、とても助かっています。特に、配信結果の中から記事を選択し、他の部署や事務所へ共有する「トピックス機能」の使い方を教えていただけた際は非常に助かりました。石倉さんが用意してくださった資料は、引き継ぎのためにも残そうと思っています。

全国13拠点で「著作権クリア」な情報を。情報量の拡大で「武器」を作る

石倉：今後は、どのように活用の幅を広げていきたいとお考えですか。

田村： 単なる情報収集にとどまらず、業務や対外応答に生かせる使い方をしていきたいです。地方自治体や関係機関とリレーション構築を進める際、地方事務所が地域の課題や最近の話題を把握していることは必須ではないでしょうか。そのための「会話の土台」として、職員には記事の情報を活用してほしいですね。

「今日はこの記事だけ読めばいい」といった優先度付けができれば理想的なのですが、現状では運用の手間が増えてしまうため、将来的にはAIによる自動仕分けなども期待しつつ、現実的な範囲で効率化を模索しているところです。

石倉：WEB上でもニュースを集められる時代ですが、紙の新聞の重要性をどのように感じていらっしゃいますか。

田村：利便性では当然WEBが勝ると思いますが、紙面であれば記事の扱い方もわかるので、情報の価値評価もできるのかなと思います。

石倉：最後に、モーニングクリッピング®の導入を検討されている企業様にメッセージをお願いします。

田村：全国に事業所を持つ組織にとって、本部と地方が同じ情報を共有できる点、さらに本部から地方へ情報発信ができる点は大きなメリットです。また、法令遵守が強く求められる時代において、適正な形で情報を収集・共有できる仕組みを持つことは重要です。当機構のように、公的な性格を持つ組織であればなおさらです。そうした課題を解決したい企業にとって、モーニングクリッピング®は一つの手段になるのではないでしょうか。

石倉：ありがとうございます。今後も引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

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