著作権Q&A

一般的な職場の回覧ルールは、 ①回覧順序（個人単位）の一覧表を表紙に添付する。 ②回覧者のチェックに加え、閲覧した日付も記載する（誰で停滞したかがわかる）。 ③不在や後で見たい場合は、次の人に先に回す。次の人は、一覧表を見て、 ジャンプされた人に戻すか、更に次の人に回すかを意識する。 だと言えそうです。 加えて、回覧人数が多すぎるなら、 ④フロア単位や職場単位など、回覧に適正な部数を購入する ことも必要です。1部増やせば総回覧時間は半減します。

ウェブ会議システムでの画面共有の機会は増えてきましたが、ご相談のケースは、望ましくない、と言わざるを得ません。 社外にいる（＝同一の構内ではない）社員や関係者との画面共有は、著作権上の公衆送信にあたると考えられます。 共有するものが、もともと公開され誰でも閲覧できるものなら、画面共有しなくても会議参加者全員が直接アクセスすれば閲覧できますので、権利者の利益を害しているとまでは言えないでしょう。 しかしお示しのサービスで提供される記事は、無料公開されているものではなく、閲覧者を限定して有料配信されるものです。この場合は、サービス契約先に利用者の範囲の拡大の許諾を得ることが本筋かと考えられます。

そのクリッピングサービス提供社が、新聞社側から、どのように許諾を取っているかによります。ここで質問されるという事は、許諾の範囲が分かっていないという事ですから、至急提供社に確認されることをお勧めします。通常は、メール回覧やイントラネット掲載などの二次利用までの許諾は取っていないことが多いです。 ELNETのサービスの場合、「FAX型」ならFAX出力されたものを社内回覧するところまではできますが、それを複製してメール回覧したり、イントラネットに掲載したりすることはできません。「ネットワーク型」の場合、あらかじめ登録されたメンバーに記事PDFを専用画面で共有することは可能ですが、記事PDFを複製してメール添付したり、社内イントラネットに複製して保管・公開したりすることはできません。

例えば市町村の発行する「住民票」の原本をコピー機でコピーすると、地紋のように「複製物」などの文字が浮き出る仕様になっていることがあります。しかし、新聞原紙などに、あとからこの仕様を施すのは、難しそうですね・・・やはり社員教育を徹底し、社員の意識を高めるのが王道かと思います。 多くの新聞社では、講師派遣制度を設けており、企業に出向いて著作権遵守に関する講演を行うこともできます。この制度を利用し、同時に新聞による情報収集法まで学ぶセミナーを企画してみてはいかがでしょうか？

新聞や雑誌を切り抜いてそのまま（あるいは台紙に貼って）回覧する場合は、契約は必要ありません。しかし、記事をコピー（複製）したものを回覧する場合は、著作権者の許諾を得る必要があります。 もし「コピーの回覧についてすでに許諾契約を結んでいて、許諾を得た範囲を超えて他部署でも回覧したい」ということであれば、著作権者（新聞社や出版社）に相談しましょう。

FAXで新聞記事を送る行為は、複製のほか公衆送信権の問題が出てきます。届いたら破棄するから良い、というものではありません。 業務上、早い情報入手が必要なら、許諾の方法も含めて外注先に相談するのがよいと思います。

新聞原紙そのものなら、展示してOKです。台紙に貼るなどパネル加工しても構いません。しかし、原紙は保存用に保管し、展示はその複製（コピー）と使い分けるなら、複製の許諾が必要となります。

記事広告を制作したのは、新聞社でしょうか？それとも広告代理店や制作プロダクションなどでしょうか？後者なら、その会社に許諾をとる必要があります。写真や図版を挿入している場合は、それぞれの著作者の許諾も必要です。まずは、記事広告を制作した会社に相談することです。

記事の簡単な内容紹介とURLを、メールで送ったりイントラネットに掲載するのは、効率的なやり方ではあります。URL記載（リンク張り）については、そのニュースサイトのリンクポリシーを確認してください。 申請などを求めている例もあります。掲載する中に見出しも含むようなケースは、見出しに関する権利を主張しているニュース発信元もありますので、利用の申請をするようお勧めします。

「我が社の□□が紹介されました。○月○日付け△△新聞朝刊、●月●日付け××新聞夕刊…（以下羅列）」という程度の表記なら問題ありません。しかし、その記事を読まなくても内容がわかるような要約は、著作権侵害のおそれがあります。 その媒体社の利用規約など確認したうえで、許諾を申請し、記事全文を共有することをお勧めします。