クリッピング委託は「投資」。地方紙を含む幅広い情報収集の効率化を実現

サービス導入の背景・解決したかった問題

企業の成長のために環境（Environment）、社会（Social）、ガバナンス（Governance）の問題に取り組み、ステークホルダーに情報を開示する必要性が社会的に高まる中、当社では2018年にＥＳＧ経営戦略室を新設しました。ステークホルダーとの双方向のコミュニケーションを目指し、総員4名でＥＳＧ戦略の立案からＣＳＲ・ＥＳＧ戦略委員会、広報活動、ＩＲ活動等を推進しています。

2019年10月には設立50周年を迎え、新たな企業理念とロゴを策定しました。周年事業を会社の将来への投資と考え、2018年6月から新たなＳＮＫブランドの再構築を推進しています。企業理念の策定にあたっては各事業部の若手社員の意見を集約し、社員一丸となって「お客様、社会、地球環境に貢献する企業グループ」を目指しています。「ＳＮＫは変わります」という特設サイトを用意し、今後はインターナルな活動を通じて、社内に企業理念を浸透させる取り組みを行っていくことになります。

また、当部署でクリッピング記事の社内共有も行っています。

モーニングクリッピング^®を導入するまでは毎朝、担当者が毎朝7時前に出社し、全国紙・業界紙を確認して、1時間から1時間半をかけて手作業で記事をピックアップしていました。自社記事やその時々のトレンドな話題を見つけてはハサミで切り、台紙に貼って、必要部数を役員などに共有をしていましたので、作業が終わるころには新聞のインクで手が黒くなるほどでした。記事の切り抜き作業が本来の広報の仕事ではないと考えていましたが、外注することで著作権が守られなくなるリスクを考えると代替手段がなく、自部署で解決するしかないと判断していました。

一方で、人手で記事を探すため、働き方の問題だけでなく自社記事を読み逃すリスクも感じていました。

ELNETのサービスを導入した理由

そのような時に、当社の技術本部が、モーニングクリッピング^®のトライアルを行っているという話を聞きました。実は広報セクションだけでなく、技術本部でも毎朝の新聞情報から必要な情報を収集していました。そこで、部をまたいで協調することで、無駄な作業を廃することができるのではないかと考えました。

技術本部は、同業他社や取引会社、さらに新技術など、求める情報の幅が広いだけでなく、地方紙の情報も必要としていました。東京では地方の情報を収集するのが難しいため、地方の各拠点で地方紙をクリッピングし、東京に情報を集約していましたので、同じ作業を全国で何人も行っている状況でした。何か良い方法はないかと模索していたときに、ネット検索でモーニングクリッピング^®を見つけました。

トライアルをする中で、キーワードを登録すれば自動検索で必要な情報が朝7時台に届くことを知り、導入に至りました。もちろん著作権の問題がクリアになっていたことも、導入のポイントです。

他社のサービスも2社ほど検討した中で、導入に至った一番の決め手は、営業担当のフォローの厚さです。

トライアル中も日々、熱心に検索条件を提案いただき、満足のいくまで時間をかけて調整してもらいました。(取材当時)必要な情報は時により変わりますし、欲張りすぎるとヒット件数が多くなりすぎてしまいます。機械検索を有効に活用するには、検索式のメンテナンスは欠かせないと思います。その点、貴社の営業担当が真摯に対応いただき、大変助かりました。

クリッピングにかかる時間と手間を他の業務に充てられるという業務効率のメリットを考慮すれば、費用面については問題にはなりませんでした。2部署にまたがっての利用ですが、コーポレートコミュニケーション課の予算で運用しています。

サービス導入後に得られた変化

コーポレートコミュニケーション課では、毎朝のクリッピングに費やす時間が大幅に短縮され、その時間を他の業務に充てることが出来ています。現在はＲＰＡも導入して、より効率的に作業ができるようになりました。具体的には、毎朝ヒットした情報から、ＲＰＡを活用して自動的に自社記事を確認しています。自社名でのヒットがあれば、それを経営層や関係部署に朝一番に共有しています。今まで朝7時に出社していた時には1時間半もかかっていた切り抜き作業がなくなり、30分もかからずに共有できていますので、モーニングクリッピング^®を導入して得られる効果は計り知れません。

技術本部では、業界や新技術など技術開発に必要な最新情報を収集し、部内で共有しています。

興味のある記事が簡単に、出社しなくても把握できるので、非常に有効だとの声が部内であがっています。人が記事を探す場合には自身が想定する範囲内の情報しか探せないところを、モーニングクリッピング^®では登録した検索条件から、思わぬ記事がヒットして事業のヒントになることもあります。技術者としては、その「気づき」を与えてくれることのほうが、効率化よりもありがたいと思っています。

これから導入を検討される方へ一言

クリッピング作業を人手で行う場合は、新人が簡単にできる訳ではなく、どのような情報が必要か判断できる知識をもつ人の目が必要になります。クリッピングの自動化で、単なる時短だけでなく、管理職などベテラン担当者が本来すべき業務に取り組む時間をつくることができました。

これからモーニングクリッピング^®の導入を検討される方は、クリッピングの委託費用を単なる「コスト」と考えるのではなく、働き方や業務の効率化に向けた「投資」と考えてはいかがでしょうか。

また、時間やコスト削減だけでなく、地方紙や専門紙も含めた幅広い分野から必要な情報だけをすばやく集めて事業の発展に生かすことができるのが、このサービスの重要なポイントだと思っています。世の中には情報が溢れていますが、その中から必要な情報をすばやく見つけ出すのは至難の業ですし、また、ネット上には情報源が曖昧なものも多々あります。地方紙や専門紙も含めた幅広い分野から必要な情報だけを届けてくれるモーニングクリッピング^®の導入によって、新聞という信ぴょう性の高い情報を手掛かりに、さらにもっと深い情報を辿るという情報収集の新たな道に我々は気がついた、と言っても良いのではないでしょうか。