広報チームのクリッピング作業時間が大きく減少。情報分析に時間を使えるように

数人がかりでクリッピング作業に1～2時間かかっていた

山中：ＫＵＭＯＮグループは「われわれは、個々の人間に与えられている可能性を発見し、その能力を最大限に伸ばすことにより、健全にして有能な人材の育成をはかり、地球社会に貢献する」を理念として掲げ、2023年12月現在で、世界62の国と地域で公文式学習を提供しています。フランチャイザーとして、学習で用いる算数・数学、英語、国語（母国語）、フランス語、ドイツ語、日本語、書写といった教材の研究開発や制作、指導法の研究から、公文式教室の設置や運営管理、そして「学習療法」という認知症の予防・進行抑止・改善を目的としたサービスや出版事業なども手掛けています。

私たち広報チームはＫＵＭＯＮグループ全体の広報担当部署として、外部からの問い合わせ対応や社内外向けの情報収集・発信、教育や学びについて見つめ直すオウンドメディア『KUMON now!』の企画・制作・運営、公式SNSの運用などを担当しています。チームメンバーは現在10名で、当番制で情報のクリッピングを行っています。

モーニングクリッピング®導入前は、自分たちで新聞各紙を確認することと、紙とExcelデータで納品してもらうタイプの他社の記事クリッピングサービスを併用していました。しかし、その作業に毎日1～2時間ほどかかっていたんです。

小渡：1～2時間は長いですね。

山中：そうですね。おまけにコロナ禍以降はリモートワーク前提の働き方が定着し、出社しないとチェックできない紙ベースのものでは現状に合わないなと感じました。代わりにExcelで納品される記事クリッピングリストをもとに、メディアのサイトを一つ一つ閲覧して確認していたのですが、それだと手が回らなくなってきまして……。「いっそのこと全てデジタルで、ワンストップでできるサービスがいい」と、ELNETさんのサービスを検討し始めた次第です。

システムが一律で質の良い情報をピックアップしてくれるのであれば、「担当者ごとに情報の切り取り方が違う」という感覚のズレも解消されますしね。

「多数の媒体をスムーズに、ワンストップで収集できる」特長が決め手に

小渡：そうした背景から、弊社に問い合わせを下さったんですよね。

山中：はい。他社のサービスも比較検討してみましたが、ある程度の媒体数をスムーズに、ワンストップで収集できるということ。、特に私たちが望んでいた、幅広い業界やカテゴリーの情報からのクリッピングが可能であるということで、自然と候補はモーニングクリッピング®に絞られました。

2022年3月にお試しでモーニングクリッピング®を導入させていただき、その後、他社のサービスも試用し、比較検討した上で、2023年11月にモーニングクリッピング®の本格的な導入へ至りました。

ルーティンの変更は丁寧かつ大胆に。メンバーとの慎重なすり合わせと、ELNETのレクチャーで不安を解消

小渡：導入にあたり、どういう検索条件にするかご相談の上、1か月近く調整させていただいたことを覚えています。導入前、不安な点などはございましたか？

山中：今までのルーティンに慣れているため、新たなサービスを導入すると業務の進め方が変わってしまう場合の混乱が生じないかという点が懸念材料でした。

たとえば、私たちは業界柄、教育情報を中心に収集し、子どもたちや保護者を取り巻く環境がどうなっているのかを考察しています。モーニングクリッピング®導入前は、紙の資料がある程度たまってからまとめて分析していたのですが、デジタル化するとスパンを置く必要がなくなります。1か月ごとに行っていた分析を、半月ごとにもできるわけです。

しかしそのように業務ルーティンを変更した場合、今度はチーム全員がその業務を回すことができるのかが問題になります。そこで、新しい業務ルーティンをどのように業務に組み込んでいくのかをチーム内で慎重にすり合わせ、意識統一するのに時間をかけました。

実施に使うまでは、デジタルベースのクリッピングサービスがどのようなものなのか、見当がつかなかったのですが、試用期間を利用して、ELNETさんにレクチャーをいただきながら試してみているうちに、「これならやれそうだ」と確信しましたね。

作業時間が半分に削減。情報の精査に時間をかけられるように

小渡：サービス導入後、実感された効果について教えていただけますか？

山中：クリップした情報を確認するという意味では、作業時間が半分になりました。以前は紙面にどういう情報があるかを総点検するために、全員で新聞をめくったり、Webビューアーで閲覧したりと時間がかかっていましたから。操作に慣れてしまえば30分ほどでできますね。

その分、同じテーマが各媒体でどのように報道されているのかなど、記事の中身を精査できるようになりました。クリッピング作業による拘束時間は減少していますし、ピックアップされた媒体は上がってくるリストで網羅されているため、皆「クリッピング作業が楽になった」と実感しています。

移動時間中にスマホでチェックできるのも素晴らしい利点です。さらに、モーニングクリッピング®だと記事紙面や画面が自動的に切り取られて表示されるので、「記事があったよ」とわざわざメンバーに共有しなくて済みます。「この記事は今回注目だよね」など、ただ共有するだけではなく、「切り取られた記事をどう利用していくのか」にチームの意識が向きつつあるのを感じています。

現在は最適な教育情報の収集のためチューニング作業の真っ最中

小渡：ありがとうございます。とはいえ、御社はモーニングクリッピング®を本格的に導入してくださったばかり。まだまだ調整など、お手伝いをさせていただいている最中ですよね。

山中：おっしゃる通りです。まだ私たちが目視で拾っている情報と、システムを通して機械的に上がってくる情報とで若干のズレがあるため、その差を埋めるべくチューニング作業に取り組んでいる段階ですね。

たとえば、教育・子育て関連のニュースが欲しいからといって、単純に「子ども」と記事検索すると、膨大な量の記事が上がってきてしまいます。中には、「動物の子どもが」といった全く無関係の内容も……。

それだけではありません。せっかく教育関連の情報が入っている記事であっても、メディア側が「企業法務」のような異なるジャンルに記事をカテゴライズしていると、なかなかピックアップされないんです。

こうした内容もできるだけ見落としたくないため、ELNETさんと毎日のようにやりとりをして、調整を依頼しています。

小渡：教育関連に寄せた内容でクリッピングしながら、いかにその他の分野の情報を集めるかが肝ですね。

山中：ええ。企業名やサービス名で切り取るだけでなく「子ども」「育児」など、弊社の事業内容に合わせたキーワードをいくつか設定します。その上で、キーワードを含んだ記事が適切に検索されて上がってくるようカテゴリーとの掛け算をどう最適化していくのか。また、不要なものと欲しいものを最初から振り分けるためにはどうしたらよいのか。その辺りを逐一ご相談させていただきながらチューニングしています。

ELNETさんは「こうチューニングしたい」とオーダーを出すと、翌日のミーティング時にはすぐ反映してくださいますし、検索式を変更する際にも細かくご報告いただけるので安心ですね。

事業を展開する以上、チューニングは終わらない
だからこそ、迅速な対応が心強い

山中：現状、チューニングが終わることはないと感じています。弊社の事業領域は少しずつ変化したり、拡大したりしているため、それに合わせて私たちがどう記事を切り取っていきたいかもどんどん変わっていかざるを得ないんです。その速度に即座に対応していただけるのが、本当に心強いですね。

もちろん、最適なチューニングのためにはいかに弊社が正しくオーダーを出せるかが重要ですので、気を引き締めて作業を続けなくてはならないのですが……。

私たち企業広報は、自社事業の展開によい影響を与え、後押しできるものでありたい。この目標を実現するためには、より効率的に成果を上げていかなくてはなりません。そんな時、ELNETさんには「いろんな場所で仕事をしたい」という要望も、人力では対応が難しかった業務にも一緒に考えてもらえていると感じます。

小渡：これからも、御社の目標に寄り添ってまいります。「今後はモーニングクリッピング®をこのように利用していきたい」というような展望はございますか？

山中：今後の展望としては、主に2つあります。

まず、ピックアップされた記事へコメントをつけるなど、まだ使えていない機能をいずれは試してみたいです。チューニングをしつつコメントをして……となると、どうしても散漫になってしまうため、まずはモーニングクリッピング®にチームメンバー全員がきちんと慣れること、そして欲しい情報が確実にクリップされることを現在の目標にしています。この2つがクリアできれば、コメント機能も使用してみたいなと。

もう一つは、集めた情報を活かすためにどう記録していくかを、今後検討し直していく必要があると考えていますね。