海外出張中でも自社報道記事を朝一番に確認。柔軟なフォローも決め手に

サービス導入の背景・解決したかった問題

横河電機は1915年の創業。国内最大手、世界屈指の工業計器・プロセス制御システムメーカーとして、社会の変化をいち早くとらえ、お客様の生産性向上とビジネス変革を支援するさまざまなソリューションを提供しています。2019年には「世界で最も持続可能な100社」に選出され、サスティナビリティについても先進的な取り組みを続けています。

当社の広報室は、社内広報担当と社外広報担当に大別され、海外の各拠点と連携を取りつつ広報活動を実施しています。メディアリレーションを担う社外広報担当が、掲載記事の社内への共有も行っています。

モーニングクリッピング^®を導入する以前は、各新聞社とそれぞれ記事利用に関する包括契約を締結し、担当者が毎朝、手作業でクリッピングを行っていました。

当時は担当者が2名ずつ当番制で早朝に出社し、必要な記事を選別して切り抜いた上で、紙コピーで経営層に共有していました。朝７時半に出社し、約1時間半かけて全国紙と専門紙あわせて10紙から記事を選定していましたので、経営層に重要記事が共有されるのは8時半頃、すべての配布が終わるのは9時半頃でした。また、記事を選定する基準を設けたものの、担当者ごとにばらつきが生じていました。

また、当社の経営層は海外も含め出張が非常に多く、掲載から共有までに数日かかってしまうこともありました。出張の多い経営層に、自社の報道記事をスピーディーに共有することが課題となっていました。

ELNETのサービスを導入した理由

上記のような問題意識を日常的に感じる中で、数年前から検討をしていたのですが、社として働き方改革やペーパーレス化の機運が高まったことが、導入を検討する直接のきっかけとなりました。また、広報の担当役員がデジタルに明るかったこともクリッピングのペーパーレス化の後押しとなりました。

複数のサービスを比較検討した結果、対象媒体の種類や配信時間の早さのほか、キーワードの見直しが随時行える柔軟なサービス体制だったことから、モーニングクリッピング^®の導入を決定しました。

当社はソリューションの幅が広く、取引先企業の業種も多岐にわたり、キーワードの登録数が多いため、トライアルを開始した当初は、関係のない記事が膨大にヒットしてしまいました。その都度、営業担当の方から時間をかけて丁寧にフォローしてもらい、検索条件を細やかにチューニングすることで、不要な記事を減らし、必要な記事がヒットするよう理想的な形に近づけることができました。(取材当時)導入後の運用面を考えたとき、営業担当者のフォローが手厚く、相談しやすいと感じたことも、導入の大きな決め手になりました。

サービス導入後に得られた変化

現在は経営層や広報担当者の他、各事業部の代表１～２名を加えた約５０名に当社記事やお客様に関する記事、関連業界記事を配信しています。サービス導入により、早朝のクリッピング作業については圧倒的に作業工数が削減され、スピーディーな情報共有が実現できました。

早朝の記事選別の工数やコピーをして配付をする工数がゼロになりましたので、広報担当者の手を煩わせることなく、朝7時台に瞬時に必要な記事を共有ができるようになりました。配信された記事の中から広報担当者が共有したい記事を選別する「トピックス機能」の導入も検討したのですが、配信の自動化による広報担当者の働き方改革、という本来の目的を優先し、ヒットしたすべての記事を配信した上で、記事の選別は閲覧者に任せています。見出しの他、記事毎に本文中のキーワードが表示されるので、どの記事を読むべきか判断するのに便利ですね。

経営層には、朝７時台に自動的に当日の記事を共有していますが、「外出先でも読むことができて便利」という声があがっています。スマホアプリ(取材当時)で閲覧する人、メール配信から閲覧する人、人それぞれですが、忙しい経営層にとってプッシュ型のメール配信は重宝しています。

これから導入を検討される方へ一言

今まで人手で行っていた作業を自動化するには、今までの作業をどう置き換えるか、記事の漏れは発生しないか、などの不安が解消されることが前提です。その不安を払拭するためにも、導入を検討される企業はぜひ、トライアル期間を活用し、検索条件のチューニングをＥＬＮＥＴに相談されることをお勧めします。(取材当時)

当社は導入にあたって、トライアル期間に検索条件のチューニングを丁寧に行ったため、収集される記事情報についての不安を払拭することができました。(取材当時)企業が求める情報は社の方針や時勢によって変化していくものですし、新規事業を開始すれば検索条件を追加するなど、クリッピングサービスは一度導入したらそれで終わりではないと考えています。不要な情報を除外するだけでなく、事業の状況に応じて必要な情報をタイムリーに収集する必要があります。検索条件が細やかに設定でき、また営業担当に相談して的確なアドバイスをもらえるモーニングクリッピング^®は当社にぴったりでした。

クリッピングを自動化すると広報担当者の新聞を見る目が衰えるのでは？という心配も聞きますが、もちろん、早朝のクリッピングとは別に、現在も社外広報担当者は新聞を購読してメディア理解を深めていますし、ピップアップされていない記事をコピーする場合に備え、新聞社との記事複製許諾の包括契約は継続して締結しています。クリッピング作業は思い切ってアウトソーシングし、その空いた時間で広報担当が本来携わるべき仕事に集中するという考え方もあると思います。

今後、サービスに求めることとしては、デジタルツールに疎い利用者もいるので、より利用者にわかりやすいマニュアルがあると便利ですね。