【サービス変更をご検討の方】紙回覧をメールに切り替えテレワークに対応。コスト削減にも

サービスを切り替えた背景・解決したかった問題

当社はセレクトショップの運営を行っており、主力ブランドとしては「UNITED ARROWS」「BEAUTY&YOUTH UNITED ARROWS」「UNITED ARROWS green label relaxing」があります。

ＩＲ・経営企画部では、社長直轄の部署として、「広報」「ＩＲ」「経営企画」の業務を担っています。その中で、プレスリリースの発信、メディア対応や社内報作成、危機管理広報などの業務に取り組んでいます。

これまでは、モーニングクリッピング^®FAX 型を利用してクリッピングを行い、記事の回覧で共有していました。きっかけとしては、昨年4，5月の緊急事態宣言に伴う、完全テレワークとなって出社できない期間に、誰も見ないままFAX送信紙はそのまま破棄されることになり、コストと環境面でもよくないという意識が生じたことです。その後もテレワークが日常化して出社の機会が週2,3日と減ったことに伴い、従来のFAXサービスの場合、記事の確認ができないという課題が続いたため、この課題を解決したいというのが最大の目的でした。

サービス切り替え後に得られた変化

これまではFAXで受領した記事を社内で回覧していたため、共有に時間を要していましたし、テレワークだと当日に記事の確認ができませんでした。メール型に切り替えることで、出社やリモートワークに関わらず、毎朝業務開始時にメールの見出し一覧からサイトにアクセスし、掲載記事の確認ができるようになりました。確認方法についても、FAX紙からPDFでの閲覧に変わったことで解像度が上がり見やすくなりました。

また、気になる記事はＰＤＦで閲覧し、保管が必要な記事のみ印刷するようにしたことで、同一記事(媒体は違うが同内容の記事)の印刷がなくなり、紙資源の削減にもつながりました。コストと環境面にも配慮できたことで精神的な罪悪感もなくなり、課題が解決されました。

これから導入を検討される方へ一言

繰り返しになりますが、テレワークでも記事の確認や閲覧ができるようになったこと、環境への配慮とコスト削減ができるようになったことがメリットです。

クリッピングのキーワードは、キーワード毎に媒体を指定するなどの細かな設定が可能です。変更したい場合は、会員用サービスデスクに問い合わせることで簡単に変更ができます。専門の担当スタッフが最短で翌日に反映してくれますし、過去の掲載状況から想定される増減する記事数まで提示いただけました。

また、同一記事を削減する課題解決では記事の掲載内容から導き出された結果からキーワード設定についてアドバイスをいただけたことや他社での活用事例を踏まえた共有方法の提示など、担当者の方からフォローもあり、アフターケアが充実していました。