メール型サービスで紙の消費量を削減。テレワーク中の情報共有も可能に

サービスを切り替えた背景・解決したかった問題

トッパンフォームズは、1965年に日本有数の総合印刷会社である凸版印刷と、当時世界最大のビジネスフォーム（BF）製造会社であったカナダのムーア・コーポレーションとの合弁会社として誕生しました。以来、コンピュータリゼーションの進展とともに最先端の情報管理ソリューションを提供しています。現在は、紙とデジタルの双方を扱える「デジタルハイブリッド企業」として新たな価値創造に取り組んでいます。

広報部は総務本部に属し、社内報、IR、PRを担当しています。このうち、報道機関向けのニュースリリース作成を含めて対外的な活動を担当するPRチームが、毎日届く記事の内容をチェックしています。

当社は日本全国に拠点があります。地方紙やブロック紙、専門紙を含めて掲載記事を漏れなくチェックできることに満足していたため、長年にわたってモーニングクリッピング^®FAX型の契約を続けていました。毎朝出社するとすでにFAXが届いており、情報共有が必要な記事をピックアップし部長や課員と共有、あとは設定したキーワード以外で気になる記事を配達された複数の新聞でチェックすることが日課でした。ただ、FAX出力で消費される紙は推定で1カ月にA4換算400枚に達し、記事をチェックした後はリサイクル箱行きになっていました。このため紙の消費量を減らせるモーニングクリッピング^®メール型に切り替えました。

サービス切り替え後に得られた変化

メール型導入後は、8時台にクリッピングの報告メールを受信した段階で個々の内容をチェックし、必要な記事のみ出力しています。モーニングクリッピング^®FAX型を利用していた当時、特に「もったいない」と感じていたのは、通信社の配信記事を複数の地方紙が掲載し、ほぼ同じ内容の記事が複数枚出力されていたときです。媒体名も見出しも異なるため、やむを得ないのですが、サービスをメール型に替えた今なら画面上の確認だけで済みます。メール型への切り替えで紙への出力がほとんどなくなり、記事チェックは環境にやさしく、コスト面でも貢献できたと認識しています。

また、全国の掲載記事チェックがテレワークで可能になったことは、モーニングクリッピング^®メール型に切り替えた最大の利点と言えます。当社がメール型に切り替えたタイミングは新型コロナ禍の前でしたが、新しい生活様式のビジネスを進めるうえで切り替えは必然でした。

これから導入を検討される方へ一言

当社では、長年にわたってELNETを利用しています。本事例はFAX型からメール型への切り替えについてですが、広報など記事をチェックする部門がELNETを利用する最大のメリットは、設定したキーワードに対して全国で掲載された記事情報が毎朝送付され、記事の掲載イメージそのままにPDFで見ることができる点です。毎日配達される新聞は数紙でもチェックするのは大変で、まして地方紙やブロック紙をカバーすることはできません。ELNETは新聞ならば約100紙をカバーしているのでチェック漏れを防ぎ、著作権者から利用許諾を得た記事の利用が可能です。

また、新聞・雑誌記事約3,800万件を採録するELデータベースは、過去の記事を検索する際に活用しています。その際、PDFで表示されるため写真や図表などが同時に確認できる点が便利です。