毎朝2時間のクリッピング作業がたった10数分に！ 精度にも満足

サービス導入の背景・解決したかった問題

経営企画部では、経営方針の立案、会社法対応、M&A関連等の業務を行っており、うちCSRグループは、広報、IR、CSRを担当しています。広報が経営企画部の中にあるのは会社の生の情報をタイムリーに発信したいからです。現在、展示会の出展や新聞雑誌等のメディア対応を、各事業部の企画部門と連携しながら進めています。時代の動きが早いので、後手に回らないよう先行して対応に取り組むことを心がけています。

当社のお客様は半導体の製造工場など、ものづくりに関わる産業全般です。当社には水処理装置を納めるビジネスと、消耗品の交換、メンテナンス、運転管理など納めた後に発生するビジネスがあり、お客様とのおつきあいも長いものでは50年以上になるケースもあります。お客様のご商売に波があると当社のビジネスにも影響しますので、お客様の投資動向やお客様の所属する業界全体の動向をいち早くつかみたいというのがサービス導入を検討した理由のひとつです。

サービス導入前は交代制で新聞をチェックしていました。朝7時から2名体制で2時間かけて始業の9時に間に合うよう作業していました。全国紙、専門紙7紙の自社、業界、取引先に関する記事を切り抜いていましたが、特に土日の分が増える週明けは苦労しました。切り抜く時間がないと付箋を貼った新聞を回すこともあり、さらに記事の掲載情報を他のフロアに伝え、そこでも同じ新聞に付箋を貼って回すこともありました。回覧だと大勢になればなるほど大変でした。

ELNETのサービスを導入した理由

きっかけは、新事業グループの担当が新事業の探索に役立てたいと導入を考えたことです。検討するうちに、これは新事業だけでなく全社的に使えるということになり、担当が経営企画部の広報に変わりました。検討を進め、これは有用なサービスで、かなり業務効率化に役立つと期待できました。評価したのは以下の4点です。

・毎朝ほぼ定時に一斉にメール配信され、配信先の登録も容易なこと

・専用サイトにアクセスして過去の記事を確認できること

・キーワード設定の自由度があり、クリッピング記事の精度が高いこと

・図表が省略されず、原文レイアウトのまま閲覧できること

著作権の問題をクリアできたことも重要です。手元に新聞があり近くにコピー機があるとどうしてもコピーしたくなると聞きます。いけないと言っていますが、自分ひとりだったらと考える者もおり、それが蔓延するとコンプライアンス的にも問題が生じる可能性があります。止めてくださいという意味でリスクを下げる効果も見込めました。

サービス導入後に得られた変化

朝の作業は圧倒的に減り、10数分になりました。念のためクリッピング結果と紙面を照らし合わせ漏れがないか確認しますが、大きな漏れはありません。記事PDFは紙面と同じレイアウトなので、チェックするときもすぐにわかって便利です。紙面の掲載位置によって記事の重要度も変わるので、将来的にはどの位置に記事が掲載されたかわかるとありがたいです。

クリッピングの精度も良く、特に追加や削除をせずそのまま利用しています。以前は担当者が興味のある記事を優先するところがあり、情報にばらつきがありましたが、均一になりました。従来手がかけられなかったESG（環境・社会・ガバナンス）の情報もかなり取れるようになりました。

記事に関する社内問合せも減りました。利用者が直接記事を読めるので、クリッピング担当者に聞く必要がなくなり、必要な人に必要な情報が届いているということだと思います。

また社内会議で、ある人は記事を読んでいても別の人は読んでおらず、会議中に話がかみ合わなくなることがありましたが、それも軽減されました。同一の情報を皆が同時に持っているので、話がしやすくなりました。「今日の○○新聞の記事にあったように」と誰かが言ったときに詳細説明が必要かどうかは会議全体の時間にも関係しますね。

また、社長の年頭挨拶や「期初にあたって」として新聞に取り上げてもらうことがありますが、自社で社内報を使って文書化するより新聞記事の方がコンパクトにまとまっていてわかりやすく読みやすい。文章も上手いという声も聞こえてきます。それを読んでもらった方が要点が迅速に伝わる効果があるようです。モーニングクリッピング^®で配信された自社の記事は、社員向けにも役立っています。

実は、事業部が違うと、新製品が出たのに知らないということがあります。新製品情報が新聞に取り上げられると、紙面に載って配信されて「あの事業部で出した」ということがわかります。情報の共有化と情報格差の是正という点で役立っています。本当は社内イントラを見てそこから情報を仕入れなければなりませんが、誰しも積極的に見にいくわけではなく、配信される記事の方が早かったりします。

現在、ライン長の一部と、企画部門、計50名で利用しています。通勤中にタブレットで見ている者もいます。今後は配信先を一般社員まで広げていきたいです。今は経営企画部主導でキーワードとクリッピング内容を決めていますが、今後は事業部ごとに関連するキーワードを設定して事業部向けに配信する。よりビジネスに直結した情報を取得する方向に行ってもよいと思っています。

これから導入を検討される方へ一言

トライアルで実際の使い勝手を確認できたのも導入のきっかけです。いろいろなサービスを使ってみて自分の会社の目的と合致したサービスを選ぶのがいちばんです。そうして体験した中では、モーニングクリッピング^®がよかったということです。

他社のサービスも試してみましたが、欲しい記事は取れるが、欲しくない記事まで入ってくる。欲しい記事が取れ、かつ不要な記事が紛れ込まないことを重視していましたが、モーニングクリッピング^®は、不要な記事が紛れ込まないことをトライアルで確認できました。(取材当時)