著作権を遵守しながら業界誌を社内共有。記事の見落としも防げる

サービス導入の背景・解決したかった問題

弊社の設立は昭和9年ですが、前身は明治40年に秋田で採掘された天然のアスファルトを使って舗装をしていた企業に遡ります。日本で最古のアスファルト舗装を手がけたのも弊社ですし、アスファルトの機械施工も弊社が国内初となりました。昭和の初期に研究所もでき、特殊工法を他社に先駆けて行ってきた歴史があります。売り上げの75％が舗装業、それ以外に建築・開発や販売、土壌浄化など多角化経営を行っており、道路会社の中ではトップシェアを誇ります。

我々技術企画室は、材料開発と機械開発の二部門との橋渡し役として、現場が使いやすい製品の開発を支援するほか、営業や現場に対してのフォローを行っています。また、知財管理や技術広報も当部門の重要な役割です。広報専任の部門がなく、経営的なリリースは本社の企画部が担当しますが、技術的な広報については埼玉にある我々、技術企画室がリリースの原稿作りからマスコミ対応まで担っています。それ以外にも、競合他社や業界の動向を収集して、経営層をはじめ技術担当者、本社や支店の各部門に共有する役割も担っています。

モーニングクリッピング^®を導入するまでは、担当が交代で毎朝7時前に出勤し、1時間半から2時間かけて建設関連の業界紙数紙の関係記事を要約して役員や各担当者にメールで配信していました。

しかし、共有までに時間がかかり、時には「記事本文を読みたい」という声があっても、著作権の観点から原文を共有することができないという課題を抱えていました。

そのため、著作権に配慮した方法で、新聞に掲載された重要な技術情報を、経営層や技術担当者、各支店に共有する方法を模索していました。

ELNETのサービスを導入した理由

導入の一番の理由は、著作権を遵守した適切な形で、技術的な情報を経営層や社内に共有できることです。技術企画室は知財管理も担っていますので、著作権についての配慮がグレーゾーンのサービスは導入できない、と考えました。

そのため、導入にあたってはインターネットで調べた複数社を検討し、その中でも法令を遵守して記事のクリッピングと共有ができるモーニングクリッピング^®を選択しました。営業担当者の著作権についての丁寧な説明に納得感があったことも、決め手の一つです。

また、今まで切り抜いていた早朝の作業がなくなり、スピーディーに効率よく共有できることも、導入の大きな理由です。

サービス導入後に得られた変化

記事の抽出・発信を行っていた者としては、切り抜いたりメール配信したりという毎朝の手作業から解放され、業務としては確実に楽になりました。

また利用する側からも、切り抜きイメージがそのまま見られるので、技術的な内容の把握がスムーズになったとの声を聞いています。支店や経営層から「この記事を見たか」という電話がくることもあり、コミュニケーションにも一役買っています。

また、今まではどうしても担当者によって記事の選定基準にばらつきや、記事の見落としなどがありましたが、自動的に予め設定したキーワードでピックアップされるため、情報が均質化し漏れがなくなりました。記事漏れについての社内からのクレームもありません。

例えば、技術系の常務取締役は、出社して朝一番にモーニングクリッピング^®のサービス画面から、当日の記事を閲覧し、その後、時間のある時に業界紙の紙面を開いて周辺記事などをゆっくり確認、という使い方をしています。

さらに、経営層も自社のメディア露出に敏感に反応するようになりました。我々も、技術的な情報についてタイムリーにリリースし、露出を増やすことを意識してネタ探しをしています。

現在のクリッピング対象紙は建設系の業界紙3紙と日経産業に限定しています。媒体はもう少し広げたいですね。今後の事業展開としてIoTの最新情報に興味があるので、それらの新しい技術情報を集められるようになりたいです。また、日経や朝日などの一般紙にも自社記事が掲載されることがあり、宣伝効果も高いので、それらも対象紙に加えるか検討したいと思っています。

これから導入を検討される方へ一言

導入を検討される方は、まずトライアルをお勧めします。特に、社内の説得に非常に効果的です。弊社でも導入する際、今までの手作業によるクリッピングと同じ精度を保てるか、特に上層部からは半信半疑の声が上がりましたが、実際にトライアルをすることでクリッピングの精度や利便性を実感でき、導入を認めてもらえた、という経緯があります。(取材当時)

また、検索条件をカスタマーサポートと丁寧に調整することで、必要な情報を手に入れることができますので、働き方改革が提唱される昨今、早朝の切り抜き作業というルーチンから離れて、別の業務で生産性をあげることを検討してはいかがでしょう。

研究部門には、業界情報を収集するだけでなく、関連する幅広い分野の情報を集めて、自分たちと結びつけて活用することが求められています。インターネットで情報収集が簡単になる中、新聞記事という、精査された、ソースが明確で信用度の高い情報の価値はますます高まってくると思います。モーニングクリッピング^®は、信頼性の高い新聞というメディアから、重要な技術情報を漏れなく収集し、全国の技術系担当者にスピーディーに共有できる優れたツールです。

将来的には、自社や業界情報などに直接関連する情報だけでなく、AI技術なども活用して、潜在的に欲しい情報も含めて提供し、新しい事業アイデアが生まれるようなツールとしての発展を期待したいと思っています。