新聞記事の切り抜き作業が不要に。経営層へのスピーディーな報告が実現

サービス導入の背景・解決したかった問題

広報部では、新商品のプレスリリースやイベントなど、社外向けコミュニケーションを主に担当しています。それ以外に、自社に関連する記事や業界情報をクリッピングし、必要なスタッフに共有する機能も担っています。

BtoC企業として、新聞情報からトレンドのキャッチアップは欠かせませんが、記事の切り抜きや共有に手作業が発生するために時間がかかり、経営層への報告も遅くなってしまいます。そのため、業務の簡素化や自動化が課題でした。

ELNETのサービスを導入した理由

今まではELNETのモーニングクリッピング^®FAX型を利用しつつ、共有が必要な記事は2、3人のチームで新聞を切り抜いて台紙に貼り、優先度の高い順に並び替えた上で回覧をしていました。午前中に記事を共有するようにしていましたが、大きな記事をA4台紙にきれいに納めたり、曲がらないように糊付けしたり、日付や媒体名のタグをつけたりと手作業が多く、ミーティングが入っている日には、共有が遅くなることもありました。

2年前ぐらいから全社的にペーパーレス化の取り組みをはじめ、また、部内の業務量見直しプロジェトをきっかけに業務を簡素化、自動化を進めました。その中で、取引のある代理店からモーニングクリッピング^®を紹介され、導入をすることになりました。

サービス導入後に得られた変化

切り抜き作業が無くなり、作業時間が軽減されたことと、マネジメントへのクリッピング報告に遅延が無くなったことが、導入の大きな変化ですね。

自社に関する記事や業界トレンド記事がヒットするような検索条件を登録しています。毎朝の報告結果から、展開すべき記事を広報部がピックアップし、受信対象者にメールで展開しています。利用者は、経営層やマネジメント層が中心です。

ピックアップした記事は、モーニングクリッピング^®の管理者機能を活用して「トピックス」を作り、順番を並べ替え、コメントをつけて共有しています。以前は午前中いっぱいかかっていた作業が、２０分ぐらいで完結しますので、９時前後には情報共有ができるようになりました。外出先でも、モバイル端末からピックアップ作業できるので、とても便利です。

紙からデジタルへの切り替えについては社内からも前向きに受け止められています。先ほど申し上げたように利用者の利便性を考えて重要な記事をピックアップしていますが、不要な記事を除いて配信することで、受信者の無駄な時間を使わせないこと、さらに記事原文の利用料を適正に抑えるという効果もありました。

クリッピングのテーマは、自社情報はもちろんですが、時事的なキーワードも設定しています。検索条件の変更など細かい要望にクイックに対応してくれることもありがたいですね。

これからのサービスについてのご要望

ユーザーインターフェースは是非、継続的に改善をお願いしたいです。画面の操作手順がもっと直観的にわかりやすければ、朝の作業がチーム内で共有しやすくなりますし、もっと利用が伸びるのではないでしょうか。

また将来的に、新聞クリッピングやネットニュースの他、過去記事もワンストップで見られるサービスがあったら便利だと思います。ぜひ、ご検討をお願いいたします。