関連記事を見逃さず迅速に共有。「コメント機能」で広報の想いも伝わる

サービス導入の背景・解決したかった問題

京セラは、1959年にファインセラミックスの部品から事業を開始し、おかげさまで、今年で創業60年になります。現在では、ファインセラミック部品、半導体関連のセラミックパッケージ、コンデンサなどの電子部品のほか、生活の身近なところでは、スマートフォンなどの通信機器端末、太陽電池やキッチングッズなども展開し、さらにグループ会社ではICTサービス、ドキュメントソリューションなど幅広い事業をグローバルに展開しています。「多角化」が京セラを表すひとつのキーワードだと思います。

広報室は約30人で、マスコミ対応のほか、展示会やCMなどの宣伝活動、WEBサイトの管理運営など幅広い業務を担っています。そのうち、マスコミ対応全般を担う広報部は東京で勤務するメンバーや海外メディアの担当まで含めて計12人です。

現在、広報業務で力を入れているのはマスコミ向け説明会の開催やニュースリリース等の情報発信です。特に経営トップを身近に感じてもらうため、会長・社長の媒体露出を増やす取り組みを進めています。経営トップがメディアを通じて自らメッセージを発信することが会社を身近に感じてもらうには一番効果があると考えています。ニュースリリースについても年間50件ほど発信しています。コンスタントに新聞紙面に「京セラ」の名前を出すことが我々の究極の目指すべきところで、その結果である報道を把握することは非常に大事だと考えています。

これまで日々の報道の確認については、毎朝、一般紙や専門紙を含めて20紙ほどの新聞を、部署のメンバー全員で手分けして、自社や関連会社の記事から、スポンサー活動を行うスポーツチームの記事まで手作業で確認していました。我々の活動の実績把握のため、「京セラ」の文字を見逃さないように作業していましたが、ヒューマンエラーもしばしば発生しておりました。

役員、幹部向けのクリッピング情報の共有については、許諾契約済みの記事を切り抜き、コピーして、台紙に貼り付ける作業を長時間かけて行っていました。コピーを行うため、非常に作業負担が大きく、共有できる時間も午後になるなど、タイムリーさにも欠けていました。

ELNETのサービスを導入した理由

本サービスについて提案を受けたのは、ちょうど全社的な業務効率化の動きが始まったタイミングでした。もともと「クリッピング業務をどうにかしないと」という問題意識を強く持っていました。

今回、このサービスを導入した決め手の一つが「コメント機能」です。例えば、ただFAXで記事を送るのみでは、「広報としてこの記事はこう読んでほしい」といった手作業の部分が反映できませんが、この機能を使えば今までどおりのことができると感じました。デジタルの正確性とアナログの柔軟性を両立させた点が、このサービスの特長だと思います。この機能を使えば導入しても特に混乱はない、うまく活用できると確信し、導入を決断しました。導入してまだ間もないですが、まだまだ使える可能性は広がっており、非常にありがたく利用しております。

他に配信キーワードや条件などサービスの詳細を確認し、現状のクリッピング業務と比較した結果、質と量を落とすことなく効率化できることが確認でき、トライアルの実施を経て、本サービスの導入に至りました。

導入時の課題として地方紙、特に本社が所在する地域の新聞が1日遅れになることについて上長の理解を得る必要がありましたが、それを上回るメリット、例えばコピー用紙の削減ができる、業務時間の大幅削減ができる等の利点を伝え、どうしても緊急の記事は購読している新聞を利用すればよいとして理解を得ました。

記事の使用許諾については、これまで、日本複製権センターや新聞各社と個別に契約していましたが、本サービスの導入により包括的に契約できるという点ではより明快になったと思います。

サービス導入後に得られた変化

これまでは、始業が8時45分で、4～5人で30分ずつかけていた関連記事の確認作業と、その後、3～4時間ほどかけていたコピーや集約の作業を経て、幹部への配信が昼1時～2時ごろになっていたのが、朝一番に1人の手によって30分ほどで完了する形に改善しました。また、部署のコピー費用も半減以上の効果が確実に出ています。

本来もっと時間をかけるべきであった、ニュースリリースをじっくり作成したり、取材の準備をしたり、新聞記者に会いに行ったりという活動により集中できるようになりました。

モバイル端末向けアプリ(取材当時)についても、積極的に活用しています。出張が多い役員もいるため、外出先、出張先から見られるシステムは便利です。細かな点ですが、端末を横にしたときに横向きにできるとより便利になると思います。

嬉しかったのは、ある役員から「毎日のように、自社の記事があるものだな」と声かけがあったことです。しっかりと日々の報道について、見ていただいていることが実感として確認することができました。

ある事業所では、配信した記事を出力してファイルに綴じて受付や商談スペースで利用するシーンも生まれています。どうしても工場や事業所への共有が難しかったのが、遅くとも午前10時までには情報が届いている点でも、有効かつタイムリーに使えていると実感しています。

これから導入を検討される方へ一言

出張などでこれまでタイムリーに記事を見られなかった幹部からも、タイムリーに確認できるようになったとの好意的な反応が届いています。ヒューマンエラーなどで見落としていた記事も漏れなく確認でき、利便性がとても高いことに満足しています。

デジタル化に対する考え方は社内でも様々で、5～10年前ではなかなか理解が得られなかったかもしれませんが、現在は社内の様々な業務において、今まで行ってきたことを何も考えずにそのまま続けるのではなくきちんと見直し、工夫できるところは工夫する等、既存の思考に囚われない生産性の向上と効率の改善が叫ばれています。その意味では、社内の理解が得やすい、良い時期に導入できたと思います。